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Você pode e deve distribuir email para todos os seus colaboradores, bem como dar acesso a todos, mesmo que ele seja por períodos prédefinidos, como por exemplo, a hora do almoço.
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O e-mail pode e deve ser utilizado para a comunicação interna, não importa o tamanho e a quantidade de colaboradores. Todos podem ter um, inclusive o office-boy e a faxineira. Não estou brincando. O e-mail é altamente conveniente, porque você pode dar o recado de qualquer lugar, no seu tempo, bem como os destinatários, também o lerão, no momento oportuno.
O uso do e-mail pessoal, faz com que as pessoas sejam “encontradas” a qualquer momento, não ficando mais presos do contato pelo telefone ou pessoalmente. Basta redigir e enviar, que o remetente receberá e responderá a sua mensagem.
O acesso a Internet pode ser feito por diversas formas, como pelo acesso discado, onde um computador usa uma linha telefônica comum para discar para um provedor de acesso e acessar a Internet, ou pelo acesso a rede local.
O acesso discado é recomendável, quando você tem um computador isolado, como o de nossas residências. Se estamos falando de uma organização com mais de um computador, recomendo que os interligue em rede e compartilhe o acesso por um só computador.
Quando você compartilha o acesso, você além de economizar com o custo do acesso, você estará disponibilizando esse acesso a todos da sua organização.
Existem várias formas de compartilhar, mas a mais comum é de utilizar um equipamento que terá o acesso à Internet direto ou por demanda, que utilizando um programa especial, como um Proxy ou Firewall, disponibilizará o acesso.
A vantagem de utilizar também o acesso compartilhado por um proxy, é que você poderá também, definir horários de acesso, monitorar o uso, bem como manter uma cópia temporária das páginas, o que acelerará acesso a páginas já acessadas.
Procure o seu provedor de acesso local, e pergunte também quais são as opções de acesso que ele provê. Você poderá utilizar uma conexão dedicada, que dará muito mais velocidade e um menor custo final.
Lembre-se também de definir regras de segurança, para minimizar os riscos de invasão, vírus e cópia não autorizada de informações, para isso, procure um especialista para prover a melhor solução.
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